Положение об обработке персональных данных
Положение
о порядке обработки персональных данных работников
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, включающие в себя производимые Работодателем действия по получению, хранению, комбинированию, передаче персональных данных Работника или иному их использованию, с целью защиты персональных данных Работника от несанкционированного доступа, а также неправомерного их использования и утраты.
1.2. Положение регламентируется Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 года, Федеральным законом «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 года и другими определяющими случаи и особенности обработки персональных данных нормативно-правовыми актами.
1.3. Основные понятия, используемые в настоящем Положении:
- персональные данные Работника - информация, необходимая Работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного Работника, его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;
- обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных Работника;
- распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
- использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
2. Получение и хранение персональных данных Работника
2.1. Все персональные данные, необходимые Работодателю в связи с
трудовыми отношениями, получают непосредственно у Работника.
2.2. Если персональные данные Работника возможно получить только у третьей
стороны, то Работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть
получено письменное согласие. При этом необходимо сообщить Работнику о целях,
предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о
характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа
Работника дать письменное согласие на их получение.
2.3. Персональные данные Работника обрабатываются и хранятся на бумажном
носителе и в электронном виде в отделе кадров, в бухгалтерии и планово-
экономическом отделе, в отделе программистов в электронном виде.
2.4. Персональные данные Работников могут храниться в бумажном виде – личных
делах, папках, прошитых и пронумерованных; трудовых книжках. Личные дела
находятся в отделе кадров в специальном шкафу, обеспечивающем защиту от
несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела сдаются в
отдел кадров. Трудовые книжки хранятся в сейфе.Также персональные данные могут
храниться в бумажном виде - лицевых счетах. Лицевые счета находятся в бухгалтерии
в специальном шкафу
2.5. Персональные данные Работников могут также храниться в электронном виде.
2.6. Доступ к базам данных, содержащим информацию о персональных
данных Работников, обеспечивается системой паролей. Пароли устанавливаются
должностным лицом, назначаемым приказом главного врача, и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Работников.
Изменение паролей ведущим программистом происходит не реже, чем один раз в
месяц. Пароли хранятся в запакованных конвертах в специальном шкафу.
3. Перечень документов и сведений, содержащих персональные данные работника
3.1. В соответствии с ТК РФ, локальными нормативными актами ГАУЗ РСПК МЗ РТ, лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы, содержащие его персональные данные:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, содержащий сведения о паспортных данных работника, сведения о месте регистрации (месте жительства), сведения о семейном положении;
- трудовую книжку, содержащую данные о трудовой деятельности работника;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, содержащее сведения о номере и серии страхового свидетельства;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, содержащее сведения об идентификационном номере налогоплательщика;
- документы воинского учета, содержащие сведения о воинском учете военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или о наличии специальных знаний или специальной подготовки, содержащий сведения об образовании, профессии.
3.2. В перечень документов и сведений, содержащих персональные данные, включаются:
- трудовой договор;
- сведения о состоянии здоровья;
- сведения об имуществе;
- анкетные и паспортные данные;
- сведения о заработной плате;
- семейное, социальное, имущественное положение;
- образование;
- другая информация.
4. Понятие и состав персональных данных
Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
4.1. Состав персональных данных работника:
анкетные и биографические данные;
образование;
сведения о трудовом и общем стаже;
сведения о составе семьи;
паспортные данные;
сведения о воинском учете;
сведения о заработной плате сотрудника;
сведения о социальных льготах;
специальность;
занимаемая должность;
наличие судимостей;
адрес места жительства, номер домашнего телефона;
место работы или учебы членов семьи и родственников;
содержание трудового договора;
состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
подлинники и копии приказов по личному составу;
личные дела и трудовые книжки сотрудников;
дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
копии отчетов, направляемые в органы статистики.
4.2. Данные документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения, соответствующий гриф ограничения на них не ставится.
5. Требования по обработке персональных данных работников
5.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;
все персональные данные работника следует получать у него самого.
5.2. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
5.3. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
5.5. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
5.6. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
5.7. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
6. Использование и передача персональных данных Работника
6.1. Персональные данные Работника используются в целях, связанных с выполнением Работником трудовых функций.
6.2. Персональные данные Работника используются Работодателем, в частности, для:
1) решения вопросов продвижения Работника по работе;
2) очередности предоставления ежегодного отпуска;
3) установления размера заработной платы;
4) направления на повышение квалификации,
5) для осуществления персонифицированного учёта, воинского учёта, и др.
6.3. На основании персональных данных Работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.
6.4. Информация, относящаяся к персональным данным Работника, может быть представлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.
6.5. При сообщении персональных данных Работника третьему лицу, необходимо получение письменного согласия работника.
6.6. В учреждении ведется журнал учета выданных персональных данных Работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
6.7. В случае, если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено на получение информации, относящейся к персональным данным Работника, Работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления подшивается в личное дело Работника.
7. Права и обязанности Работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у Работодателя
7.1. Работники должны быть ознакомлены с документами учреждения, устанавливающими обработки персональных данных Работников, а также об их правах и обязанностях обеспечения защиты персональных данных.
7.2. В целях защиты персональных данных, хранящихся у Работодателя, Работник имеет право:
- требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных;
- на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным;
- персональные данные оценочного характера дополнить заявление, выражающим его собственную точку зрения;
- на сохранении и защиту своей личной и семейной тайны;
- обжалование в суде любых неправомерных действий и бездействия учреждения при обработке и защите его персональных данных.
7.3. Работник обязан:
- передать Работодателю или его представителю достоверные, документированные персональные данные, состав которых установлен Трудовым кодексом РФ;
-своевременно сообщать Работодателю об изменении своих персональных данных.
8. Сбор, обработка и хранение персональных данных
8.1. Порядок получения персональных данных:
8.1.1. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
8.1.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
8.1.3. Работодатель не имеет право получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
8.2. Обработка, передача и хранение персональных данных работника:
8.2.1. Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
8.2.2. Круг лиц, допущенных к работе с документами, содержащими персональные данные работников, определяется приказом главного врача РСПК.
8.2.3. К обработке, передаче и хранению персональных данных работника могут иметь доступ сотрудники бухгалтерии, сотрудники отдела кадров, сотрудники службы безопасности, сотрудники компьютерных отделов.
8.3. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника,
обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8.4. Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребителю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
8.5. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
8.6. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или факсу.
8.7. С работниками, ответственными за хранение персональных данных, а также с работниками,
владеющими персональными данными в силу своих должностных обязанностей, заключаются
Соглашения о неразглашении персональных данных работников (Приложение 1.2). Экземпляр соглашения хранится в отделе кадров.
8.8. Автоматизированная обработка и хранение персональных данных работников допускается только после выполнения всех основных мероприятий по защите информации.
8.9. Помещения, в которых хранятся персональные данные работников, должны быть оборудованы надежными замками и сигнализацией на вскрытие помещений.
8.10. Помещения в рабочее время при отсутствии в них работников отдела кадров должны быть закрыты.
8.11. Проведение уборки помещения должно производиться в присутствии работников отдела кадров.
9. Доступ к персональным данным работника
9.1. Право доступа к персональным данным работника имеют:
Главный врач Филиала ГАУЗ «Республиканский центр крови Министерства Здравоохранения Республики Татарстан» в г.Набережные Челны;
заместитель главного врача по медицинской части;
начальник отдела кадров и специалист отдела кадров;
руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения);
руководитель нового подразделения при переводе работника из одного структурного подразделения в другое;
сам работник, носитель данных;
другие сотрудники организации, которые имеют доступ к персональным
данным работника – только с письменного согласия самого работника, носителя данных.
9.2. Внешний доступ.
9.2.1. К числу массовых потребителей персональных данных вне ГАУЗ РСПК можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры:
налоговые инспекции;
правоохранительные органы;
органы статистики;
страховые агентства;
военкоматы;
органы социального страхования;
пенсионные фонды.
9.2.2. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции.
9.2.3. Организации, в которые сотрудник может осуществлять перечисления денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным работника только в случае его письменного разрешения.
9.2.4. Сведения о работающем сотруднике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии нотариально заверенного заявления работника.
9.2.5. Персональные данные сотрудника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого сотрудника.
10. Защита персональных данных
10.1. Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.
Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.
Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически развивающийся технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.
10.1.1. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий руководителями и специалистами компании.
10.1.2. Для защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:
ограничение и регламентация состава работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;
строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;
рациональное размещение рабочих мест работников, при которых исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;
знание работником требований нормативно-методических документов по защите информации и сохранении тайны;
наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
определение и регламентация состава работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;
организация порядка уничтожения информации;
своевременное выявление нарушений требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;
воспитательная и разъяснительная работа с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;
не допускается выдача личных дел сотрудников на рабочие места руководителей.
10.1.3. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только главному врачу и в исключительных случаях, по письменному разрешению главного врача, руководителю структурного подразделения.
10.1.4. Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем, который сообщается начальнику отдела кадров ГУЗ РСПК МЗ РТ Хасановой Г.Р.
10.2. Для защиты конфиденциальной информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др.
10.3. Под посторонним лицом понимается любое лицо, не имеющее непосредственного отношения к деятельности компании, посетители, работники других организационных структур. Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров.
10.4. Для защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:
порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
технические средства охраны, сигнализации;
порядок охраны территории, зданий, помещений;
требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.
11. Конфиденциальность персональных данных Работника
11.1. Работодателем, получающим доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением случаев, когда обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:
1) в случае обезличивания персональных данных;
2) в отношении общедоступных персональных данных.
11.2. Работа с персональными данными Работника организовывается в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа.
11.3. Лица, имеющие доступ к персональным данным Работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности, они должны быть предупреждены о необходимости соблюдения режима секретности. В связи с режимом конфиденциальности информации персонального должны предусматриваться соответствующие меры безопасности для защиты данных от случайного или несанкционированного уничтожения, от случайной утраты, от несанкционированного доступа к ним, изменения или распространения.
11.4. Система защиты конфиденциальных сведений предусматривает проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также соблюдение правил работы с ними.
11.5. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
12. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку
персональных данных Работника
12.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к:
- дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами;
- к гражданско-правовой ответственности по основаниям и в порядке, предусмотренных гражданским законодательством;
- административной ответственности (в соответствии с нормами КоАП);
- к уголовной ответственности (в соответствии с нормами УК).